Comprendre les enjeux d’un email de relance efficace
Lancer un email de relance peut sembler simple, mais chaque mot compte si vous souhaitez obtenir une réponse positive. L’objectif principal est de rappeler poliment à votre destinataire une action attendue tout en maintenant une communication cordiale. Un bon équilibre dans le ton, la concision et la clarté du message sont essentiels pour garantir que votre email soit bien reçu et plus important encore, que celui-ci incite à l’action.
L’importance du ton utilisé
Le ton de votre relance influence grandement la réception de votre message. Optez pour un ton respectueux et professionnel sans être trop formel. Éviter une formulation qui pourrait paraître impérative ou désagréable, par exemple, au lieu de dire « Vous n’avez pas répondu », préférez « Je souhaiterais suivre notre dernière conversation ». Cette approche moins directe, mais engageante favorise une meilleure interaction avec le destinataire.
La clarté et la concision sont vos alliées
Un message clair et concis est crucial. Les destinataires recevant quotidiennement de nombreux emails, un email de relance doit aller droit au but. Assurez-vous de mentionner clairement l’objet de votre mail dès le début et de focaliser le contenu uniquement autour de ce point central. Cela aide non seulement à maintenir l’attention du lecteur, mais assure aussi qu’il comprend exactement ce que vous attendez de lui. Vous pouvez trouver sur le site 12 exemples de mail de relance.
Structurer votre email de relance
La structure de votre email joue un rôle notable dans son efficacité. Une organisation logique avec une introduction, un développement et une fermeture étudiée aide le destinataire à comprendre rapidement le contexte et l’objet de la relance sans avoir à décoder un texte chargé et désorganisé.
Commencer par une entrée en matière aimable
Commencez toujours par une salutation adaptée et une phrase d’introduction qui met en relation votre dernier échange. Par exemple : « J’espère que ce message vous trouve bien. Suite à notre entretien téléphonique la semaine dernière où nous avons discuté de [sujet], je me permets de revenir vers vous. »
Focaliser sur l’objectif clair du message
Après votre introduction, entrez directement dans le vif du sujet. Si vous faites suite à une proposition envoyée, rappelez brièvement le contenu de celle-ci et indiquez clairement ce que vous attendez : une confirmation, une réunion, ou toute autre action spécifique.
Les astuces pour maximiser les retours
Augmenter le taux de réponse à vos emails de relance ne se limite pas à une excellente rédaction. Des techniques spécifiques peuvent être appliquées pour capturer l’attention de votre interlocuteur et encourager une réaction rapide.
Choisir le moment idéal pour envoyer votre email
Le timing peut significativement influencer la réponse à votre email. Des études suggèrent que les meilleurs moments pour envoyer des emails professionnels seraient généralement en milieu de semaine, en particulier le mardi ou le jeudi matin. Évitez les heures de rush, tôt le matin ou en fin de journée.
Utilisation judicieuse des rappels
Si votre premier email ne reçoit pas de réponse, un deuxième message de relance peut être considéré. Attendez cependant quelques jours, typiquement autour de cinq à sept afin de ne pas paraître insistant. Ce second email devrait inclure une petite référence au précédent message et exprimer poliment votre intérêt pour une réponse.
Dans l’ensemble, la réussite d’un email de relance repose sur une combinaison de respect, de tact et de précision. Adapter votre approche en fonction de la personne et de la situation, tout en restant courtois et professionnel, augmentera vos chances d’obtenir une réponse favorable.
